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档案信 息化建设培训材料

发布日期:2018/08/14 | 浏览次数:7693

一、档案信 息化建设的提出及发展形势

   国家档案局于2000年正式 提出了档案信息化概念。之后,档案信 息化建设引起了各级党委、政府和 各级各部门的高度重视,并迅速 在全国各类档案馆、档案室 中蓬勃开展起来。国家和 省也出台了相应的规划、规范和制度,开发了档案管理软件,许多地 方将档案信息化建设作为电子政务建设的重要内容,同步规划,同步建设,同步实施,有效地 推进了档案信息化建设。

    各级政 府在开展电子政务建设中,把档案 信息化建设与本级政府的电子政务建设一并考虑,努力实 现档案保管与开发利用的数字化、网络化,并把电 子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入总体设计框架,探索利 用统一的网络平台,整合档案信息资源,最大限 度地实现档案信息资源的共享。

    2004年,《云南省 人民政府办公厅关于转发省档案局实施档案工作“八项工程”加快云 南档案事业发展意见的通知》文件中,对云南省档案“八项工程建”设中的 前七项都提出了档案信息化的明确要求,还规定2002年以后形成的档案,各级各 部门在向国家综合档案馆移交档案时,必须同 时移交机读目录。

    档案信 息化是档案工作适应经济、社会、科技发展的必然要求,也是档 案工作发展的必然趋势。为了实 现我县档案工作的可持续发展,在我县 开展档案信息化建设已是刻不容缓。

    二、什么是 档案信息化建设

    (一)、档案信息化含义。

    以计算 机数字化处理技术和网络传输技术为核心,使档案的文字、图像、声音等信息数字化,并超越时空界限,实现信息共享。它包括 基础业务建设和信息化两个方面,只有对 档案实体进行规范整和管理,打好基础,才可能 真正实现档案信息化。国家档案局在2000年制定 颁布了国家级行业标准——《归档文件整理规则》,省也相应出台了《云南省 电子公文归档管理暂行办法》,其核心是“简化整理、深化检索”,目的就 是适应档案信息化的需要。新规则 既适应档案的手工管理,也适应 档案的计算机管理,走出了 中档案档案管理从传统模式向信息化管理转变的一大步。

    (二)、档案信 息化建设名词解释与内容。

    1、数字化:就是指把档案信息(文字、图像、声音等)转换成 计算机能够识别的语言—0或1组成的二进制数形式,以计算 机数字的形式存储于计算机能够识别的各种储存介质之中。

    2、网络化:由计算 机和通讯设施组成的网状结构的信息传输环境,使信息 在广泛时空中有序地流动。

    3、信息共享:就是打 破时间和空间的界限,使任何 人能够在任何时间和空间利用不同或相同的信息。信息共 享不是简单地是获取信息,还应包括增加知识、提高效率、提高管理水平等。信息共 享只有在数字化和网络化条件下才能做到。

    4、档案本身的信息化:对档案 进行数字化处理和规范性整理,使档案 兼备数字性和可传输性。

    5、档案本 身信息化涉及到的各项业务:收集、利用、整理等 围绕档案信息开展的工作,或者说 这些工作与档案信息直接联系。

    6、狭义的信息化:为档案本身信息化直接服务的工作和档案本 身信息化涉及到的各项业务 。

    (三)档案信 息化建设的三大任务。

    1、档案信 息的数字化工作。即运用 数字化设备将纸质档案转变为计算机可识别、读取的 数字型档案的过程,如:运用电 脑将纸质档案在OFFICE办公软件上进行录入,将普通 照片进行电脑扫描存入计算机硬盘等。

    2、档案信 息传输的网络化。包括运 用因特网和局域网等现代化网络技术手段将数字档案在网络上进行传输以及建设档案信息网站,实现档 案的网上查阅利用。

    3、档案信 息的数据库建设。所谓数 据库是指各种电子数据以一定的规则排列起来所形成的数字集合。为了规 范电子档案的保存、管理,方便查阅,就需要 建设相应的电子档案数据库。

    (四)档案数 字化工作的内容。

    一是档案信 息的数字化工作,包括目录数据的录入、管理与检索;档案信 息全文数据的数字化工作、管理与检索;多媒体数据的录入、管理与检索。二是档 案管理的数字化。

    1、目录数据的录入、管理与 检索分为案卷级和文件级。现在提倡文件级,也就是 将案卷内的文件目录进行数据化。

    2、全文数据的数字化、管理与 检索就是将档案文件的全部信息录入计算机,用计算 机进行管理和查阅。全文数 据的管理与检索分为两种:一种是图像录入(扫描方式)。图像录 入就是通过计算机扫描仪将档案文件以图像的形式录入,相当于照相,像素越高就越清晰,但占用 的空间也就越多;另一种是文本录入(键盘方式)。文本录 入就是将档案文件内容和有关数据录入计算机。两种方式各有利弊。图像录入工作量小,省时省力,保持文件原貌,不出现错误;但由于 以图片形式存储,不能进行文字检索,它只能 通过目录检索找到全文。文本录 入占用计算机的存储空间小,存取速度快,可以直 接进行全文检索;但工作量非常大,错误多。工作中 要尽量减少错误。

    3、多媒体数据的录入、管理与检索:运用数 字化设备将各种包含图像、声音、文字、动画等 要素的文件进行数字化,并按照 一定的归类方法将其存储于各种计算机能够识别并读取的介质当中,制定检索方式,以方便 日后的查阅利用。

    4、档案管理的数字化:就是业 务工作实现办公自动化。为实现办公自动化,档案工 作人员的基本任务就是提要求、编方案,把各业 务工作分解细化成数据项,再根据 各个数据项之间的联系把它们链接起来,形成完 整的业务工作流程,再交有 关方面编制程序。

    做好档案信息化建设,要对档案进行“全控”,就是对 档案从文件的生成、运行到 销毁或作为档案永久保存(有人将 其分别称之为文件的现行期、半现行 期和非现行期三个阶段)的整个 生命过程进行监管和控制,实行文档一体化管理。

    总之,档案馆 信息化工作要以档案信息的数字化为基础,以档案 信息的网络化传输为纽带,以实现 档案信息资源的共享为目的。

    三、关于“南天”文档一体化管理软件

    根据国家、省、市对档 案管理现代化的要求以及目前档案信息化发展的趋势,运用档 案管理软件对档案进行管理已是档案工作的必然内容,晚搞不如早搞,迟行不如早做。

    通过多方对比,全省统一选定了“蓝天”文档一体化管理软件。之所以 要统一档案管理软件,是为了 确保数字档案格式的规范性,数据的 可识别性以及今后的系统的升级、维护。该档案 管理软件是省档案局在对多种档案管理软件进行对比后挑选出来的,其操作的简便性、性能的稳定性、功能的 多样性足以满足当前的档案工作需要。下面作一介绍。

    (一)、“南天档 案计算机管理信息系统”特点。

    一是适 用档案管理工作,全中文界面设计,界面友好,操作简单 ,易学易用;二是数 据保密性和安全性好;三是数 据著录和收集效率高;四是内 容强大的主题词和分类码,计算机自动辅助标引;五是文件自动归档,实现文档一体化;六是自 动生成各种目录表格;七是支持模糊查询、多级查询,方便迅速;八是有良好扩展性、可升级性;九是自 定义报表生成器,自定义界面。十是跟 踪最新的档案发展变化,适时进行改进提高,适应新的要求。

    (二)、系统功能。

    南天档 案计算机管理信息系统共有八大模块,分别是:收发文、数据整理、图书资料管理、借阅利用、档案编目、统计报表、数据管理、系统维护。各部分 功能高效地结合,实现文档一体化。特别适合于文件、档案同 时管理的人员使用,一次录入,自动生成处理单、收发文本、销毁目录、归档文件目录、案卷目 录等多种信息和表格。

    (三)、系统运行环境。

    1、系统操 作系统运行环境: Windows9x及Windows2000 、WindowsXP、WindowsNT等环境下运行。

    2、系统硬件环境 :对计算机的要求很低,新的软件采取USB加密狗,更方便更安全。外设可以有打印机、扫描仪、移动硬盘、数码相机等。

    (四)、系统的安装。

    县案局 馆专门人员负责各部门档案软件的安装工作,并教授使用。软件不 能安装在系统盘C盘上,必须安 装在其他专用分区或专门文件夹上,最好能 独立使用一个分区进行档案管理。


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